崔媽媽公寓大廈

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這是一份專注於〔公寓大廈社區公共議題﹞的網路通訊,是由崔媽媽基金會所經營。

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認識公寓大廈社區會議

 ◤ 崔 媽 媽 – 公 寓 大 廈 社 區 電 子 報 ◢ 2007-04-18 ════════════════════════════════   ** 一份專注於〔公寓大廈社區公共議題﹞的網路通訊 ** 歡迎上網 http://www.tmm.org.tw/ap/index.html  崔媽媽公寓大廈Blog: http://blog.yam.com/tmmap/   崔媽媽公寓大廈討論區:    http://61.218.51.163:8080/phpbb2/viewforum.php?f=7     訂閱《崔媽媽–公寓大廈電子報》: pingyi00@ms37.hinet.net ═════════════════════════════════ ■本期主題:認識社區會議      (新任委員勝任秘訣〈四〉) (本文節錄自崔媽媽基金會即將出版之「公寓大廈經營管理入門手冊」  之部份章節)  編輯整理:崔媽媽基金會 張偉瑜、郭寶珍      張偉瑜        郭寶珍   ■■《公寓大廈管理條例》中與會議有關之名詞說明 ◆區分所有權人會議 (1)指區分所有權人(即「屋主」)為共同事務及涉及權利義務之有   關事項,召集全體區分所有權人所舉行之會議;一般民眾會以「住   戶大會」來稱呼之。 (2)依據《公寓大廈管理條例》第二十五條規定,每年至少應召開定   期會議一次,多數社區會在選在年底搭配尾牙等節慶活動舉辦。 (3)區分所有權人具會議出席當然資格,可提出討論議案並參與表   決,而會議之列席資格,則由社區依據實際需求考量是否開放給非   區分所有權人之實際居住者參與。 ◆管理委員會議 (1)指為執行區分所有權人會議決議事項及公寓大廈管理維護工作,   由管理委員定期舉行之會議。 (2)管理委員會議至少每三個月需召開一次。 (3)當屆各管理委員具會議出席當然資格,可針對社區管理實際需要   提出討論議案並參與表決。 ◆臨時會議 (1)若為區分所有權人會議之臨時會,主要是在社區發生重大事故(   如:災害造成硬體設備重大損害或社區管理事務發生重大爭議等情   形)有及時處理之必要,由管理負責人或管理委員會請求召開;或   由區分所有權人五分之一以上及其區分所有權比例合計五分之一以   上,以書面載明召集的目的與理由請求召開時,得於定期會議外加   開臨時會議。 (2)若為管理委員會議之臨時會,則由當屆管理委員依社區管理實際   需要,邀集相關委員共同召開。 ◆區分所有權比例 (1)即每位區分所有權人所持權狀的持分數。 (2)區分所有權人會議的召開、出席數、表決數採「區分所有權人   數」或「區分所有權比例」兩種計算方式,需同時達到標準才為有   效之會議、決議。 ◆委託書 (1)當區分所有權人會議或管理委員會議之應出席者不克參與時,得   以書面委託他人代為出席,並代為執行表決。 (2)區分所有權人會議的受託者可不必受限於其他區分所有權人,可   以是區分所有權人的親屬、房客等關係人,但無法出席管理委員會   議者僅能託付其他當屆委員代為行使出席、表決的權力。 (3)以委託書受託出席者,其所持份之區分所有權比例若超過全部區   分所有權(即所有屋主持份的合計數)五分之一者,超過的部分不   予計算。相同的如果受出席者,其代表的區分所有權人數超過全部   區分所有權人數的五分之一,超過的部分一樣不予計算。 (4)上項對於委託權設限之用意,在於維持區分所有權人會議之公眾   代表性,不讓少數人因取得委託資格而壟斷決議方向。 (5)委託書建議應載內容:   .委託人姓名與簽章   .所有權比例數(作為統計區分所有權比例出席總數用)   .受託人姓名與簽章   .委託事由(註明會議名稱與時間)   .委託期限   .簽署日期 ■■與會議有關的關鍵數字 ◆【會議種類】:區分所有權會議 【會議成立門檻】:2/3   需有區分所有權人2/3以上及其區分所有權人比例合計2/3以上出席 【決議成立門檻】:3/4   以出席人數及其區分所有權比例佔出席比例3/4以上之同意 【補充】:規約另有規定者,則從規約。 ◆【會議種類】:前次流會或未獲決議         而就同一議案重新召開之區分所有權會議 【會議成立門檻】:1/5   需有區分所有權人三人及區分所有權人1/5以上及其區分所有權人   比例合計1/5以上出席 【決議成立門檻】:1/2   以出席人數過半數及其區分所有權比例佔出席人數區分所有權合計   過半數之同意 【補充】:規約另有規定者,則從規約。 ◆【會議種類】:管理委員會議 【會議成立門檻】:1/2   需有當屆委員人數1/2以上出席 【決議成立門檻】:1/2   出席委員人數1/2以上之同意 ■■區分所有權人會議召開前的準備工作   我們發現有不少的社區苦於無法順利召開區分所有權人會議,而造 成社區建設與管理的停擺,其實會議要能順利召開,事前的準備工作是 相當重要的決定因素,我們分別將幾項應有的準備工作分項說明如下: ◆議案收集 (1)區分所有權人會議是全體區分所有權人共同參與的會議,主要討   論的事項以管理委員會不具議決權限,如管理費的調整、公共基金   的分配、管理委員的遴選、財務審核等重大議案為主。 (2)大部分區分所有權人會議的討論議案都是由管理委員會來提出,   然而為了能讓一般住戶也有反應社區管理意見的機會,有些社區會   於先前籌備階段另外安排一段期間讓住戶以書面的方式提出想要討   論的議案,待議案收集完全後,依據議案的大小決定是提交區分所   有權人會議討論,或是由管理委員會來議決,而最重要的是必須針   對住戶的提案再給予處置回應,以保持住戶持續關心社區事務的   心。 (3)若社區遇到管理委員會或管理負責人不願召開區分所有權人會議   以討論社區重大議案時,則可由區分所有權人1/5以上及其區分所   有權比例合計1/5以上,以書面載明召集之目的及理由來要求召開   臨時區分所有權人會議。 ◆選定會議時間、地點 (1)區分所有權人會議的會議時間多是選在週末日的舉辦,以方便平   日外出工作的人可以參與,另外如果會議是搭配節慶活動,則通常   是選定在週五或週末的晚間來舉辦。 (2)會議的地點以社區內能容納多數人共同聚會的場地為主要選擇,   如社區內沒有這樣的空間,也可以向里辦公處租借活動中心等場地   來舉辦。 ◆會議通知 (1)依據《公寓大廈管理條例》第三十條規定,區分所有權人會議應   由召集人於開會前十日以書面載明開會內容,通知個區分所有權   人。但若是因緊急事件而召開的臨時會議,得以公告方式為之,且   公告期間不得少於二日。 (2)書面通知或公告上應載明的內容有:   .會議名稱   .會議時間   .會議地點   .會議議程   .其他備註事項 (3)除了針對區分所有權人的會議通知外,若會議還邀請了里長、民   意代表、公部門代表等列席,也要提前通知或行公文邀請,且最好   說明清楚是否安排有致詞的程序以及致詞的時間長度。 ◆會議資料彙整、製冊 (1)將相關資料彙整製成會議手冊是協助會議參與者迅速進入會議的   有效工具,因此會議籌備期間也需將會議裡要報告、要討論的相關   資料彙整清楚。 (2)為方便資料的翻閱,標示頁碼並製作目錄是節省時間的好方法。 (3)手冊中不妨將住戶的基本資料做成簡單的通訊錄,方便住戶互相   認識。 ◆座位安排及製作桌牌 (1)座位安排除了有清楚地區隔出會議的主持人、參與貴賓及出列席   者的角色差別的功能外,當召開的是討論重大議題的會議時,透過   座位的巧妙安排有時也能避免現場糾紛發生。 (2)桌牌是協助會議主持人、參與貴賓能被所有與會者快速認識並瞭   解其所扮演角色的工具,一般桌牌會載明代表者的姓名、會議角色   或所屬單位、職稱等。 ◆製作簽到冊 (1)簽到主要功能在於統計出席數量,也表現該會議的正式程度。 (2)簽到更積極的功能,則是可進行訂住戶資料校對、修正的動作,   尤其出租比率高的社區,更是應該利用區分所有權人回社區參與會   議的機會,掌握其最新、最正確的聯繫資料。另外藉機發送相關的   會議資料、社區訊息也是可與簽到動作搭配進行的工作。 ◆確認議案表決方式 (1)會議的表決方式有:舉手表決、記名或不記名投票、起立表決、   無異議通過等。 (2)若會議所討論的議案爭議性低,則建議採用無異議通過或舉手表   決的方式來進行,若屬爭議性高的議題,則建議經過充足的報告、   討論後,以記名或不記名投票的方式進行。 ◆會場佈置 (1)在會場明顯處張貼會議議程表,可提醒所有與會者會議的進行程   序及適時地將時間控制在預定時間內。 (2)通常在主席的對面會置放時鐘,以方便主席抓准時間來控制會議 的進度。 (3)準備發言條與控時響鈴,則是控制會議品質的重要道具。 ■■如何提高會議參與率   相信許多社區都有苦於會議參與人數不踴躍或不足的問題,針對這 樣的困擾,我們提供下列幾項建議: ◆將會議公告投入住戶信箱或郵寄通知   會議參與率要高,第一個基本功就是要讓人家知道這個會議要召開 的時間、地點及會議的內容、目的,因此把會議通知製成傳單,投遞到 各戶信箱中或是張貼在公佈欄或重要的出入門戶處,都是值得一試的方 法。另外,有些社區出租率高,區分所有權人多已遷移他處居住,因此 在通知工作上就需更費力,如果管理委員會平日即留具有這些外移的區 分所有權人的聯繫資料,那以郵件另行通知也是為提高參與率而值得一 試的動作。 ◆強化議案與住戶權益的關連性   會議出席率不高的主要原因,除了會議通知不夠落實外,另外就是 因為應出席者認為會議的議題不具重要性。因此,強化說明會議議程與 其權益的相關性,也是刺激參與率的方法之一。 ◆搭配年節活動   這是許多社區都會採用的方法,以歡樂的節慶活動吸引大家參與的 意願,於活動前先進行正式的會議。但是,這方法並不適用於需討論重 要議題的會議,因為討論重要議題的會議需要較長的時間來坐充分的溝 通討論,且相關人員若要同一時間籌備正式會議與節慶活動,則是相當 大的工作負擔,且也可能因此損害會議的籌備品質。 ◆拜會動員   所謂「見面三分情」,因此當社區要進行重大議案的討論時,由管 理委員出面邀請社區的意見領袖,除了可正式邀請出席會議外,也可透 過意見領袖的影響力,間接邀請更多的住戶踴躍出席。 ■■重大議案的決策技巧 ◆掌握會議出席人數   如前述所言,由於《公寓大廈管理條例》或規約對會議的有效性皆 有明確的規定,因此掌握會議出席人數,使其成為有效會議、決議是處 理重大議案的基本條件。 ◆事先溝通取得多數共識   就跟前面提到的「拜會動員」一樣,透過面對面邀請意見領袖出席 會議的機會,事先溝通對於議案的意見,而會議之外的溝通因為有較充 足的時間可以作充分的交流,化解歧見達成共識的可能性也高。 ◆會議主席保持中立態度   在社區中,會議主席通常由主任委員擔任,而主任委員本身也是利 益關係人,不免對議案會有個人的想法,但當其是以管理委員會身份主 持會議的時候,就應該以多數人的共同決議或利益為考量,保持中立態 度帶領會議的進行。 ◆善用科技進行簡報   會議中的發言搭配power-point簡報資料的製作,以簡要的文字、 圖片來進行報告,便可將大家的目光與注意力吸引到一個共同主題上, 可提高報告事項被詳細瞭解的機會。 ◆用發言條控制發言秩序   越是重大議案,會關心、會提出意見的人就越多,因此會場上可以 善用發言條來控制發言秩序,以避免部分人士重複發言干擾會議的進 行。另外,明確規定並落實控制發言時間,也是維持會議品質的好方 法。 ◆公開透明的決議過程   與社區管理有關的重大議案,若沒有公開透明的決議過程,常會成 為日後社區紛爭的來源,更嚴重的還會影響管理委員會的信用基礎。因 此,在進行重大議案的表決時,建議要先言明表決的方式,而無論是哪 種表決方式,在公開的場合公佈結果,則是不可忽視的重要過程。 ■■完整的會議紀錄工作   會議紀錄的主要功能在於讓出席或未出席的人瞭解會議的進行結 果,尤其針對未出席者,如何透過會議紀錄瞭解會議的討論過程、決議 內容,製作一份完整的會議紀錄就顯的很重要。基本上,完整的會議紀 錄工作需具有下列三條件: ◆紀錄要項   .會議名稱與會次   .會議時間、地點   .主席與紀錄者姓名   .出席、列席者姓名(或檢附簽到冊)   .缺席者姓名   .應出席數及實際出席數統計   .報告事項及責成執行事項   .選舉事項、選舉方法、票數及結果   .討論議案及決議內容   .臨時動議 ◆重要與會者的確認核可   會議紀錄完成後,至少需要經過會議主席的確認核可,更周詳的作 法則是經過所有重要出席者的核可簽名,以加強會議紀錄的公證度。 ◆公告   多數社區會規定會議紀錄需於會議召開後三日內進行公告,另外, 如果會議通知的方式,將會議紀錄投遞或寄發到與會者手上,則是更周 全的作法。 ────────────────────────── 《崔媽媽基金會–公寓大廈電子報》 崔媽媽公寓大廈網站: http://www.tmm.org.tw/ap/index.html 崔媽媽公寓大廈Blog: http://blog.yam.com/tmmap/ 訂閱《崔媽媽–公寓大廈電子報》: pingyi00@ms37.hinet.net 崔媽媽公寓大廈討論區: http://61.218.51.163:8080/phpbb2/viewforum.php?f=7 聯 絡 人:郭寶珍 聯絡電話:02-2365-8140 ext 132 聯絡傳真:02-2368-3073 / 2364-6315 聯絡地址:臺北市大安區羅斯福路三段269巷2-3號2樓 ──────────────────────────
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