崔媽媽公寓大廈

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認識公寓大廈的管理委員會

■■認識公寓大廈的管理委員會■■


 本專題召集人:呂民賓老師
   編輯整理:崔媽媽基金會 張偉瑜、郭寶珍

在認識過公寓大廈的管理架構後,我們知道管理委員會是社區裡最重要
的自治管理單位,那到底管理委員會應該在社區裡扮演怎樣的角色?在
執行管理職責時,有哪些權利義務?又該如何選任適合的委員人選呢?
以下就讓我們逐項進行說明。


■管理委員會的社區角色:

一、社區公共事務的推動單位

集合式住宅使得相鄰而居的人們有了需要共同維護的空間、設備、生活
秩序與生活品質,為能有效執行這些公眾事務,故由區分所有權人會議
遴選適任及熱心之住戶成立管理委員會,負責推動各項社區事務並結合
社區整體力量共同完成。

二、做為社區住戶間的溝通協調橋樑

社區事務最主要也最難處理的還是來自於人際間的互動及權益衝突所衍
生的糾紛,而管理委員會基於職責,出面溝通協調自是不可避免的工作。

三、社區的對外代表

管理委員會不僅是社區內重要的「推手」、「溝通橋樑」,對外更具有
代表全社區的地位,因為經由區分所有權人的授權,管理委員會可對外
代表社區整體,依據『公寓大廈管理條例』第二十九條規定,凡對內、
外發文或簽約等皆由主任委員具名代表,但其他委員則不能具名。


■如何成立管理委員會

依據《公寓大廈管理條例》第二十八條之規定,公寓大廈建築物所有權
登記之區分所有權人達半數以上(如:全部100戶中已超過50戶完成所
有權登記)及其區分所有權比例合計半數以上(如:基地總面積之一半
已完成所有權登記)時,起造人或建設公司應協助所有權人於三個月內
召集區分所有權人召開區分所有權人會議,成立管理委員會。另外,針
對已交屋多年但未組成管理委員會之公寓大廈,則可由區分所有權人中
互推產生召集人,以召開區分所有權人會議,成立管理委員會。

另外,召集人需於區分所有權人會議開會前十五日,以書面載明開會內
容通知各區分所有權人,並且要特別注意,關於管理委員之選任僅能列
為正式議程中不得以臨時動議方式提出。

初期區分所有權人會議召開後,應有區分所有權人三分之二以上及其區
分所有權比例合計三分之二以上出席,並以出席人數四分之三以上及其
區分所有權比例佔出席人數區分所有權四分之三以上之同意,才能通過
管理委員會之成立與選任。


■管理委員會的職責

《公寓大廈管理條例》第三十六條中,對於管理委員會的職務有清楚的
規定,但基於社區事務的龐雜,無法僅依賴義務職的管理委員來負擔所
有職責,因此我們嘗試將十三項法定職責,進行分類介紹,其中「不可
授權」部分之職責,則定由管理委員會執行,而「得授權管理服務人」
部分則可由管理委員會親自執行或交由管理服務人執行,說明如下:


§不可授權管理服務人

.收益、公共基金及其他經費之收支、保管及運用。

.規約、會議紀錄、使用執照謄本、竣工圖說、水電、消防、機械設施、
 管線圖說、會計憑證、會計帳簿、財務報表、公共安全檢查及消防安全
 設備檢修之申報文件、印鑑及有關文件之保管。

.管理服務人之委任、僱傭及監督。


§得授權管理服務人

.區分所有權人會議決議事項之執行。

.住戶違反第六條第一項(即:於維護、修繕專有部分、約定專用部分或
 行使其權利時,不得妨害其他住戶之安寧、安全及衛生)規定之協調。
 公寓大廈及其周圍之安全及環境維護事項。

.住戶共同事務應興革事項之建議。住戶違規情事之制止及相關資料之提供。

.共有及共用部分之清潔、維護、修繕及一般改良。

.會計報告、結算報告及其他管理事項之提出及公告。

.共用部分、約定共用部分及其附屬設施設備之點收及保管。

.依規定應由管理委員會申報之公共安全檢查與消防安全設備檢修之申報
 及改善之執行。

.其他依本條例或規約所定事項。


■管理委員會的組織架構

本圖主要參考臺北市水源麗景社區管理委員會架構

上述組織架構,除主任委員限一名外,其餘職務可依社區個別需求調整
名額,一般社區規約中也都會針對委員的名額、產生方式等有所規定
(詳細說明可見『認識社區規約』說明)。另外,若社區戶數少無法遴
選足額委員,因考量社區事務需全面關注無法偏廢,因此還是建議盡量
編制足額委員為佳,因此建議除主任委員、副主任委員、財務委員、監
察委員外,其餘委員可由同一人同時擔任相近職務之委員職(即設備委
員同時兼任安全委員),如此不僅可有效整合人力,也可避免過多的職
務、責任落在少數委員身上。


■委員的產生與任期

區分所有權人會議選任出管理委員後,應由委員於管理委員會議上互推
擔任主任委員、監察委員、財務委員各一人,其他職務之委員,則由主
任委員指定適任者擔任。管理委員之任期,依區分所有權人會議或規約
之規定,主任委員任期一至二年,連選得連任一次。其餘委員連選得連
任之。


■各委員職責說明

試將各委員之職務及日常例行事項列表說明如下:

──────────────────────────────
委員職稱    說  明
──────────────────────────────
主任委員  對外代表委員會並負有社區所有事務成敗之責。
副主任委員 負有襄助或代理主任委員處理社區事務與管委會運作之
責。
財務委員  負有掌管社區公共基金管理費等之收取、保管及支出等事
務。
監察委員  負有監督稽核管委會所有運作之責。
設備委員  負有社區公共設施軟硬體操作、修繕與監督保養之責。
安全委員  負有社區門禁公共社區安全與監督保全工作之責。
環保委員  負有社區環境清潔綠美化及督導清潔人員工作之責。
行政委員  負有監督管理中心行政及社區各種活動之責。
其他委員  負有對各層各棟住戶之一切事務諮詢及管委會運作之責。
──────────────────────────────


■如何選任適合的委員

觀察不同社區的操作方式,我們發現委員候選人的出選方式,有下列幾
種:

§〔操作方式〕:由區分所有權人或住戶自行決定是否參選
  .委員主動服務意願較強,有力於社區經營與發展。
  .需要多觀察與發掘熱心人士,並於選舉委員時給予適時鼓勵或說
服。

§〔操作方式〕:由各棟或各樓層推選代表參選
  .各棟或各樓層之住戶基於照顧自身權益之考量,多會推派代表,
可減低無人出選的困擾。
  .透過各代表所組成的管理委員會應能與住戶保持更通暢的溝通協
調管道。
  .被推派之代表可能以較被動的方式參與管理委員會,管理態度也
可能趨於守成。

§〔操作方式〕:依照約定之順序,逐戶輪流
  .透過輪流的制度,每位住戶都有參與社區公共事務的機會,也可
減低無人出任委員的窘境。
  .但相對地,透過輪流方式被選任出的委員,可能基於「不得不」
「勉強撐完年限」的心態,被動的參與管理委員會,如此對於社區事務
的推展將無所助益。


針對管理委員的資格,一般在社區規約中多會訂定有清楚的條件限制,
除了這些客觀的判斷依據外,我們也嘗試就適任委員者的條件,提出下
列幾點建議:

(1)當然要具備「雞婆」性格:
社區事務雖然繁雜,但其實最怕的還是住戶的冷漠!尤其管理委員又是
義務職外,還經常得處理住戶的衝突與抱怨,吃力不討好的狀況常讓人
望而卻步,因此若有熱心的住戶願意主動參與社區公共事務,那將是社
區改變、發展的第一步。

(2)最好能有豐富的社區人脈資源:
社區事務暨煩且多,光靠幾名管理委員絕對不足以成事,因此若能選任
善於經營社區人脈資源的住戶加入管理委員會,便能整合出更多的社區
共識與資源來推動社區事務。

(3)社區媽媽可以是管理委員會重要的動力源:
綜合上述兩項特質,我們發現多數社區媽媽都具有這樣的特質,而從許
多實際案例中也的確發現熱心的社區媽媽經常是社區進步的動力源,因
此我們建議不妨多主動鼓勵社區媽媽擔任正式的管理委員職務,以發揮
「火車頭」的帶動效果。

(4)具專業知識的人才一定要善加運用:
從管理委員會的架構圖中,我們便可發現委員的職責跨越不同的專業領
域,從財務、機電到消防、保全,而主任委員或委員每任的服務年限又
僅有一至二年,可能不足以讓一個不具相關專業知識的住戶熟悉狀況並
發揮作用,因此如果社區中有相關專業人才那務必要邀請作為管理委員
的人選,好有善用其專才為社區公眾服務的機會。

(5)具公職身份的住戶是建立制度的絕佳人選:
擔任公職者對於各項法規多有一定的認識,並且也較有制度規章訂定的
經驗,因此可以是社區在成立之初或亟待建立制度之時擔任管理委員的
絕佳人選。


■如何解任不適任的委員

我們發現許多社區都會發生住戶抱怨管理委員會效率不彰而想要改選重
組的情形,面對這樣的說法,基本上我們建議住戶應先確認管理委員會
是否經查證確有怠忽職責之情形,盡量不要憑藉自身主觀認定,否則很
有可能使得自己的熱心變為意氣之爭。

另外,若管理委員會經查證確實有怠忽職責,或有違反規約規定事項,
或未盡督促住戶投保責任保險之責、無正當理由卻拒絕利害關係人閱覽
或影印規約等相關文件、違反公共基金之公告或移交等情形,而影響住
戶權益,如社區規約中有明訂已構成解任條件,即視為當然解任;若規
約中未明訂,則依據《公寓大廈管理條例》第五十九條之規定,決議管
理委員會的解任與否。

由上述內容我們發現,管理委員會的選任或解任,都是需要經過區分所
有權人多數決議的社區重大議題,實可謂「茲事體大」,因此社區在操
作這些議題時都要格外的謹慎周到,以避免社區分裂的情況發生。


■■常見疑難

Q:沒有人要出任委員時該怎麼辦?
A:以管理服務人代,或則依據《公寓大廈管理條例》第二十九條之規定。

Q:非區分所有權人是否可擔任委員?
A:這主要依社區規約的約定為準,規約中通常會針對委員的選任資格
有所限制。有些社區會嚴格限定委員選任人選必須是實際居住於社區的
區分所有權人或其配偶或直系血親,因為有居住在社區的事實,才能掌
握社區動態,善盡管理之責,承租戶亦可要求區分所有權人授權擔任委
員,因此我們建議可針對重要職務的委員(如主任委員、副主任委員、
財務委員、監察委員)制訂嚴格的選任條件,而其他職務委員則可相對
放鬆。另外,如果欲開放非區分所有權的承租戶出任管理委員,則也可
以提供該區所有權人書面同意書的方式,來增加保障

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